Case Study : Bagaimana Melakukan Pendaftaran Ulang Peserta Didik Baru Saat Pandemi?

(0 review)
Departemen Informatika
Desain UX
29 January 2022
317

Detail

Background
Pendaftaran Ulang Peserta Didik Baru adalah kegiatan yang penting dalam menyeleksi calon peserta didik, hal tersebut dilakukan secara luring di setiap sekolah pada awal tahun pelajaran.

Namun, di awal tahun 2020 wabah Covid-19 mempengaruhi kegiatan Pendaftaran Ulang Peserta Didik Baru, yang awalnya dilakukan secara luring terpaksa dilakukan secara daring guna mencegah penyebaran Covid-19.

Hal tersebut menjadi tantangan tersendiri untuk sebagian sekolah. Pendaftaran Ulang Peserta Didik Baru secara daring menimbulkan beberapa masalah baru antara lain berkas yang kurang valid, harus melakukan pengecekan berkas manual, hingga biodata yang terkadang di isi secara asal-asalan.

Problem
Bagaimana operator sekolah dapat melakukan Pendataan pada daftar ulang peserta didik baru secara valid?

Solution
Dari permasalahan yang ada, kami telah membuat aplikasi Pendaftaran Ulang Peserta Didik Baru berbasis web.

Pendaftaran Ulang Peserta Didik Baru memiliki fitur pemberitahuan peserta didik baru dan pelaksanaan pendaftran ulang peserta didik baru.

Pendaftaran Ulang Peserta Didik Baru di gunakan untuk peserta didik baru yang akan melakukan daftar ulang ke sekolah yang dituju.

Dengan akses yang dikelola sendiri oleh sekolah, memudahkan sekolah untuk melakukan validasi data, pengecekan biodata siswa dan pemberitahuian tentang status validasi data siswa yang telah di serahkan di aplikasi tersebut.

Product Definition

Pendaftaran Ulang Peserta Didik Baru memiliki lima fitur utama :

1. Lengkapi Biodata
Lengkapi biodata merupakan menu yang dimana harus di lengkapi oleh calon peserta didik baru, dengan melengkapi biodata, biodata calon peserta didik akan terekam oleh sistem PPDB

2. Upload Berkas
Upload berkas dimana calon peserta didik dapat melakukan berkas berkas yang telah di minta oleh sistem PPDB, dan nantinya berkas tersebut akan terekam oleh sistem dan masuk ke dalam Operator sekolah untuk di lakukan validasi

3. Cek Status Berkas
Di menu ini calon peserta didik dapat melakukan pengecekan apakah berkas tersebut apakah telah divalidasi oleh operator sekolah , dan calon peserta didik dapat melakukan pengecekan biodata dan juga berkas apakah telah masuk ke dalam sistem PPDB

4. Pengumuman
Calon peserta didik dapat mengetahui apakah lolos dalam melakukan daftar ulang apa tidak, apabila tidak lolos calon peserta didik dapat melakukan upload berkas yang valid dan juga dapat mengisikan biodata yang valid

5. Informasi Terkait Pendaftaran
Informasi terkait dengan pendaftaran akan tersedia di Website PPDB

Stage 1 : Empathy

Online Survey

Sebelum melakukan pengembangan, kami mencari apa saja kesulitan yang di alami user saat menggunakan aplikasi kami. Untuk mencari tahu, kami melakukan usability testing.

Kami melakukan usability testing kepada lima responden di figma. Lima responden tersebut terdiri dari 4 mahasiswa dan 1 operator sekolah yang berasal dari sekolah yang berbeda.

Berikut adalah skenario yang kami ajukan kepada responden kami :

User masuk kedalam akses prototype dengan menggunakan figma
User di harapkan mencari terlebih dahulu download buku panduan
Setelah user menemukan buku panduan, user dapat melakukan registrasi akun
Setelah user memiliki akun, user dapat melakukan login ke dalam akun yang telah di buat
Setelah melakukan login akun, user dapat melakukan pengisian biodata dan juga upload berkas
Apabilah user telah melakukan pengisian biodata dan upload berkas, user dapat melihat status berkas yang telah diisikan
Setelah di rasa telah mengisi berkas sesuai arahan, user dapat melihat status pengumuman

Result
Setelah melakukan Usability Testing, kami memutuskan untuk fokus terhadap 2 pain point. Berikut adalah pain pointsnya :

Problem 1 : Apa yang menjadi pain point user saat mencari download buku panduan

Ketika user ingin mencari buku panduan, terdapat satu dari lima responden yang kebingungan mencari buku panduan. Namun empat responden lainnya berhasil, mereka berinisiatif untuk mencari buku panduan pada slide show pada laman utama.

Problem 2 : Apa yang menjadi pain point user saat mencari menu biodata saat melakukan pengisian biodata

Ketika user ingin mencari menu biodata, terdapat satu dari lima responden yang kebingungan mencari menu biodata. Namun empat responden lainnya berhasil, mereka berinisiatif untuk mencari menu biodata.

Stage 2 : Define

User Persona

User Persona

Dari hasil survey, kami juga dapat menyusun profil pengguna dalam bentuk User Persona, yang akan kami gunakan sebagai acuan kami selama melakukan riset lanjutan.

Point Of View (POV)

Point of View (POV)

Selain user persona, kami juga membuat Point Of View untuk lebih memahami kebutuhan pengguna dan menemukan sebuah insight.

How Might We (HMW)

How Might We (HMW)

Setelah menemukan insight, kami membuat beberapa How Might We (HMW) yang berhubungan dengan insight pada POV.

User Journey Map

Journey Map

Setelah membuat User Persona, POV, dan HMW, kami juga membuat user journey map untuk memahami user secara mendalam.

Ideation

Ideation

Berdasarkan HMW yang dipilih, kami mengumpulkan berbagai ide untuk menjawab HMW.

Calon peserta didik dapat mengakses link daftar ulang peserta didik baru di sekolah yang di tuju

Alur pendaftaran ulang peserta didik baru akan tersedia di link PPDB yang ada di sekolah masing masing

Penyajian data informasi calon peserta didik baru dapat melakukan register akun terlebih dahulu

Stage 3 : Ideation

Sitemap

Sitemap

Kami menjabarkan ide-ide yang terpilih menjadi beberapa fitur dan konten dalam sitemap

Stage 4: Prototype

Registrasi Mudah

Responsif

Prototype Figma :

Prototype Figma

Stage 5 : Test

Usability Testing (UT)
Usability Testing (UT) ini kami lakukan untuk dapat memvalidasi apakah UI/X Design yang kami buat berhasil atau tidak. UI/X Design dikatakan berhasil apabila sebagian besar responden dapat lebih mudah untuk menyelesaikan tugas tanpa adanya masalah yang krusial seperti halnya mengulangi flow yang salah, berhenti di halaman tertentu, dan sebagainya. Berikut adalah hasil dari UT kami :

Task 1 : Melakukan download buku panduan
Result : Ideal flow yang kami buat adalah dengan melakukan download panduan, tetapi ada 1 user yang mengalami kesulitan untuk melakukan download panduan

Task 2 : Mencari biodata
Result : ada 1 user yang mengalami kesulitan dalam mengakses menu ini

Feedback

Dari hasil UT, kami mendapatkan beberapa feedback yang kemudian kami susun ke dalam grid seperti ini :

Worked
- Tampilan yang simple
- Menu yang cukup lengkap
- Desain yang responsive

Change
- Kurang nya nuansa Pendidikan
- Menu download buku panduan yang di tampilan di navbar

Question
- Apakah aplikasi ppdb ini hanya di peruntukan untuk 1 sekolah
- Menu galeri diperuntukan untuk apa ?

Ideas
- Perubahan tampilan agar menjadi nuansa Pendidikan
- Informasi dan tata cara tentang pendaftaran calon peserta didik batu di cantumkan

Dari feedback di atas berikut ini perubahan yang bisa kami implementasikan :

Before

- Menu galeri di hilangkan dan di gantikan oleh Download buku Panduan

After

System Usability Scale (SUS)
Berikut ini adalah pertanyaan SUS dari kelompok kami
1. Saya berpikir akan menggunakan sistem PPDB ini lagi.
2. Saya merasa sistem PPDB ini rumit untuk digunakan.
3. Saya merasa sistem PPDB ini mudah digunakan
4. Saya membutuhkan bantuan dari orang lain atau teknisi dalam menggunakan sistem PPDB ini.
5. Saya merasa fitur-fitur sistem PPDB ini berjalan dengan semestinya.
6. Saya merasa ada banyak hal yang tidak konsisten (tidak serasi pada sistem PPDB ini).
7. Saya merasa orang lain akan memahami cara menggunakan sistem PPDB ini dengan cepat.
8. Saya merasa sistem PPDB ini membingungkan.
9. Saya merasa tidak ada hambatan dalam menggunakan sistem PPDB ini.
10. Saya perlu membiasakan diri terlebih dahulu sebelum menggunakan sistem ini

Berikut ini adalah penialian SUS kelompok kami :